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Wenig Zeit für Pressearbeit? Mit diesen 5 Timehacks sparst du dir unzählige Stunden

  • 7 min read

Pressearbeit braucht Zeit. Aber mit diesen 5 genialen Hacks kannst du viele Stunden sparen. Goldwert für Menschen, die oft busy sind! Ich zeige dir, wie du effizienter wirst, wie du weniger Zeit mit Pressearbeit verbringst und trotzdem öfter in den Medien landest.

Du schaust lieber, als zu lesen? Hier sind die wichtigsten Tipps auch noch mal für dich in Videoform zusammengefasst:

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1.  Richte Google Alerts ein

Du hast richtig gute Chancen in die Presse zu kommen, wenn du zu einem aktuellen Geschehnis etwas sagen kannst, was in irgendeiner Weise mit deinem Business zu tun hat.

Aber wie bekommst du überhaupt mit, was in der Welt passiert? Und noch dazu, ob es eine Verbindung zu deinem Thema gibt?

Die Lösung: Richte dir einen Google Alert ein!

Ein Google Alert informiert dich, wenn zu einem bestimmten Schlagwort online etwas veröffentlicht wird.

Das kann ein Artikel in einem Online-Medium sein, eine neue Studie oder ein Podcast zu einem bestimmten Thema.

Nehmen wir mal an, dein Produkt sind Kaffeebecher, genauer gesagt: To-go-Becher, die aus nachwachsenden Rohstoffen hergestellt werden.

Dann könntest du jetzt sagen: Ich möchte immer dann der Presse ein Interview vorschlagen, wenn:

  • wieder eine Studie erscheint,
  • es irgendeinen Skandal gibt
  • wieder neue Zahlen dazu rauskommen, wie viele Kaffeebecher täglich weggeschmissen werden

In jedem dieser Fälle kann dir ein Google Alert helfen.

Dann würdest du zum Beispiel einen Alert einrichten zum Schlagwort „coffee to go-Becher“ oder „Kaffeebecher wegwerfen“.

Du kannst dich für verschiedene Schlagworte und Wort-Kombinationen benachrichtigen lassen. Immer dann, wenn eine neue Meldung bei Google erscheint, in der dein Schlagwort oder deine Kombination vorkommt – sei es eine Studie oder eine neue Zahl – bekommst du eine E-Mail.

Und dann schlägst du zu: Du schnappst dir die Meldung als Anlass und wendest dich an Journalisten.

Du kannst dann schreiben: «Das ist ein Skandal!» Oder: «Das muss sich ändern!» Oder: «Das hier sind die Alternativen!» Und vor allem den wichtigen Satz: «Ich stehe als Expertin, als Interviewpartner zur Verfügung.»

Wie du damit Zeit sparst:

Du musst nur dann aktiv werden, wenn wirklich etwas passiert. Dein Thema wird durch die Nachrichtenlage dann automatisch relevant.

Du brauchst dir nur ein Mal einen Google Alert für jedes Schlagwort einrichten. Und dann reagierst du einfach, wenn du von Google darauf aufmerksam gemacht wirst.

Möglicherweise passiert das nur ein paar Mal pro Jahr – aber dann bist du zum genau richtigen Zeitpunkt mit dem richtigen Thema zur Stelle.

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2.  Beauftrage eine virtuelle Assistenz

Eine virtuelle Assistenz zu beauftragen ist die größte und beste Zeitersparnis überhaupt.

Virtuelle Assistenten sind Menschen, die irgendwo auf der Welt sitzen und von dort aus arbeiten. Eine meiner Assistentin wohnt zum Beispiel in London, obwohl sie Deutsche ist. Es gibt aber natürlich auch virtuelle Assistentinnen in Thüringen, Brandenburg, Nordrhein-Westfalen, … überall eben.

Sie sind dafür da, dir Arbeit abzunehmen.

Klar – das kostet Geld. Aber die Geldausgabe lohnt sich! Dann kannst du dich nämlich genau den Aufgaben widmen, mit denen du auch wirklich Geld verdienst.

Während deine virtuelle Assistenz für dich

  • Adressen recherchiert,
  • Redaktionen abtelefoniert,
  • auf Onlinemedien stöbert und in Magazinen blättert, welche Themenseiten und Ressorts zu dir und deinem Business passen könnten.

Briefe deine virtuelle Assistenz einfach, was sie für dich in Sachen Pressearbeit übernehmen soll. Und sie liefert dir die Ergebnisse.

Die Bezahlung erfolgt üblicherweise je nach Aufwand – so kannst du sie in einem Monat mehr beschäftigen, im nächsten vielleicht weniger.

Wie du damit Zeit sparst:

Ganz einfach: Jemand anderes macht die Arbeit für dich. Du musst diese Person natürlich bezahlen. Aber währenddessen kannst du mit deinem eigentlichen Business Geld verdienen und holst das Honorar schnell wieder rein.

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3.  Plane dein Jahr im Voraus

Aus Erfahrung weiß ich: Wenn man sich einmal am Anfang des Jahres hinsetzt und die kommenden 12 Monate durchplant, spart man viel Zeit.

Ansonsten wird man immer wieder aus dem Tagesgeschäft rausgerissen und muss neu überlegen: Wie mache ich heute auf mich aufmerksam?

Überleg dir im Vorhinein, wann du einem Journalisten welches Thema anbieten willst.

  • Im Mai fahren wieder viel mehr Leute Fahrrad und du hast dazu was zu sagen?
  • Du möchtest ein Thema zum Oktoberfest anbieten?
  • Zu typischen Weihnachts-Themen (Stress mit der Familie & Co) fällt dir richtig viel ein?

In meinem Content- und PR Kalender habe ich 579 Stichtage für dich zusammengestellt. Diese Aufhänger kannst du ideal für deine Pressearbeit verwenden.

Blocke dir JETZT feste Zeiten im Kalender – sonst wirst du deine Pressearbeit vermutlich nicht angehen und verpasst eine Chance. Das Tagesgeschäft wird in solchen Momenten immer vorgehen, und du landest wieder nicht in der Presse.

Du fragst dich, wie du fürs ganze Jahr vorplanen und passende Ideen für die Presse entwickeln sollst? Dann hilft dir sicher dieses Video:

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Wie du damit Zeit sparst:

Du erledigst alles vorausschauend mit Plan und musst dich während des laufenden Tagesgeschäfts nicht mehr erst mühsam und zeitaufwendig neu eindenken.

Du weißt im Voraus, wann und wie viel Zeit du dir blocken musst. So wird’s nicht chaotisch, geht unter oder wird zu: “Hoppla, doch zwei ganze Arbeitstage weg!”

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4.  Blocke dir einen Tag im Monat

Einmal 10 Minuten hinsetzen und drei E-Mails rausschicken? Mal kurz irgendwo in einer Redaktion anrufen? 

Das wird nicht funktionieren. 

Denn von 30 Gesprächs-Angeboten, die du an Journalisten sendest, kommen vielleicht nur fünf Rückmeldungen zurück. Das ist völlig normal!

Wer regelmäßig in die Presse erscheinen will, muss Fleiß mitbringen (sonst würde es ja jeder schaffen).  

Aber das ist auch nicht weiter schlimm, denn wenn nur drei Rückmeldungen wirklich zu Artikeln führen – dann sind das drei Namen für dein “Bekannt aus”-Banner auf der Webseite!

Wichtig ist: Bleib dran – zum Beispiel einen ganzen Tag im Monat.

Blockier dir also schon jetzt für die nächsten Monate feste Tage für deine Pressearbeit. 

Denn was im Kalender steht, ist ein TERMIN.  Und Termine platzen lassen – das ist schließlich eine ganz hässliche Angelegenheit, gell?!

So wirst du kontinuierlich jeden Monat neue Gesprächsangebote machen können. Und so am Ende auch öfter in der Presse landen. Hier erfährst du wie du am besten Kontakt zu Journalisten aufnimmst.

Wie du damit Zeit sparst:

Statt immer mal zwischendurch Pressearbeit zu machen und ständig ein schlechtes Gewissen zu haben, konzentrierst du dich einen Tag lang auf das Kontaktieren von Journalisten. So bekommst du viel mehr gebacken, als wenn du dich andauernd neu reindenken und «warmlaufen» musst.

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5.  Verschicke kurze (!) E-Mails

Stell dir vor, du bekämst jeden Tag 100 bis 150 E-Mails. Wie viel Zeit würdest du dir wohl für jede Einzelne nehmen?

Würdest du überhaupt jede öffnen – oder nur noch die Betreffzeilen scannen und auf die Mails klicken, die interessant oder wichtig aussehen?

Glaub mir: Nach ein paar Tagen mit dieser Anzahl von Mails im Posteingang wirst du Letzteres tun. Das geht gar nicht anders, wenn du nebenbei auch noch Leute interviewen, recherchieren, Texte schreiben und bei Konferenzen anwesend sein musst.

Der Alltag von Journalisten ist oft stressig.

Eine E-Mail, die länger ist als ein paar wenige Absätze, wird deshalb leider nicht gelesen. Eine ausufernde Pressemitteilung auch nicht.

Meine Empfehlung also – und gleichzeitig ein Hack, der dir massig Zeit spart: Schreibe kurze E-Mails!

Verfasse ein kurzes Anschreiben, in dem du dein Thema knackig anbietest. Dann kannst du immer noch, wenn du magst, auf weiterführende Informationen auf deiner Website verlinken. 13 wichtige Tipps um richtig gute Texte zu schreiben habe ich dir hier zusammengestellt. 

Wie du damit Zeit sparst:

Du musst nicht mehr ewig an den perfekten Formulierungen herumschrauben und deine ellenlange Mail wieder und wieder durchlesen. Spare dir Zeit und gewöhn dir an, dein Angebot an Journalisten kurz und knapp aufzuschreiben.

Du willst deine Pressearbeit selbst in die Hand nehmen?

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Marike Frick

Marike Frick ist ausgebildete Journalistin und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Pressearbeit selber machen können. Ihre Texte sind u. a. in DIE ZEIT, Brigitte Woman, Financial Times Deutschland, Spiegel Online und Business Punk erschienen. Sie lebt mit ihrer Familie derzeit in Genf, glaubt an die tägliche Ration Kaffee (Barista-Style) und liebt gut gemachte TV-Serien in Kombination mit dunkler Schokolade und Rotwein.