Mails an Journalisten werden oft ungelesen gelöscht. Deine in Zukunft nicht mehr! Denn hier erkläre ich dir, wie du eine Pressemitteilung so versendest, dass sie auch wirklich gelesen wird.
- Zielgerichtet statt Massenversand: Presseverteiler nur mit relevanten Kontakten, keine gekauften Listen.
- Betreff ist dein Türöffner: aktuell, mutig, persönlich – sonst wird ungelesen gelöscht.
- Pressemitteilung gehört in die Mail: keine PDFs, keine ZIPs, keine WeTransfer-Links.
- Timing zählt: je nach Medium können Wochenende oder früher Morgen ideal sein.
- Nachfassen erlaubt: knapp, freundlich, nach 1–2 Wochen – kein Druck, kein Drama.
Inhaltsverzeichnis
Bis hierher hast du alles richtig gemacht: Hast eine genial gute Pressemitteilung geschrieben. Hast dir vielleicht sogar Beispiele für Pressemitteilungen angeschaut und dir die gemerkt, die funktionieren.
Jetzt noch die Pressemitteilung versenden. Das klingt simpel. Ist aber der entscheidende Hebel zwischen sichtbar sein und im Postfach verschwinden.
Denn Tatsache ist: Das passiert geschätzt 95% aller Pressemitteilungen.
Nein, das denke ich mir nicht aus. Ich habe genug ehemalige Kollegen, die im Redaktions-Alltag jeden Tag an die 100 bis 150 Pressemitteilungen löschen – und zwar ungelesen!
Doch es gibt auch eine gute Nachricht:
Im State of the Media Report Deutschland 2024 heißt es: 74 Prozent der befragten Journalistinnen und Journalisten sagen, dass Pressemitteilungen für sie immer noch zu den praktischsten Quellen gehören, wenn es darum geht, Inhalte zu bauen.
Heißt im Klartext: Sie brauchen Input – nur bitte keinen generischen Mist.
Du kannst ein bisschen nachhelfen, um anzukommen und aufzufallen – wenn du diese vier Dinge beachtest, bevor du beim nächsten Mal auf “senden” klickst.
Pressemitteilung versenden an den richtigen Ansprechpartner
Wenn du eine Pressemitteilung versenden willst, darf sie nicht an ‚irgendwen‘ und keinesfalls an eine allgemeine info@- oder redaktion@-E-Mail-Adresse gehen. Folgendes gilt es zu beachten:
Wähle die richtige Strategie
Wenn du eine Pressemitteilung versenden willst, beginnt alles mit der passenden Strategie.
Wie erreichst du die?
Zum Beispiel, indem du dir einen Presseverteiler aufbaust, in dem alle drin sind, die für dein (etwa lokales) Thema relevant sind: Tageszeitung, Radio, TV-Sender, hyperlokale Blogs, Podcasts, Social-Media-Kanäle…
Ein gut gepflegter und aktueller (!) Presseverteiler ist Gold wert.
Er enthält Namen und Kontaktdaten aller für dich relevanten Ansprechpartner, und du kannst dir dazu Notizen machen:
- Wann hast du ihn zuletzt kontaktiert
- welche Spezialinteressen hat er
- was hat es gebracht?
Manchmal fragen mich Kunden: “Marike, geht das nicht einfacher? Es gibt doch diese Angebote im Internet: 1000 Journalistenadressen kaufen, Wahnsinns-Reichweite in 24 Stunden!”
Mein Tipp: Tu’s nicht. Diese Journalisten (wenn ihre Daten denn aktuell sind!) bekommen haufenweise unerwünschte Post von allen, die ihre Adresse gekauft haben. Das ist ein ganz schlechtes Entree. 82 Prozent der Journalisten würden dich dafür sogar auf eine „Schwarze Liste“ setzen.
Finde die richtigen Kontakte
Wenn du weißt, was deine Strategie ist, gilt es herauszufinden: Welche Journalisten sind die richtigen für dich?
So kommst du an Kontakte:
- Suche im Impressum von Magazinen oder Zeitungen nach Ansprechpartnerinnen für bestimmte Themen
- Achte bei Texten im jeweiligen Medium auf wiederkehrende Autorennamen
- Schau auf LinkedIn nach, welche Redakteure bei diesem Medium arbeiten und welche Schwerpunkte sie haben
Warum du dir diese Mühe beim Pressemitteilung versenden unbedingt machen solltest? Weil du wirklich exakt denjenigen ansprechen möchtest, für den dein Thema genau richtig ist!
Wie bringe ich Journalisten dazu, meine Pressemitteilung zu öffnen?
Gar nicht so leicht, in der Masse der Mails aufzufallen, die täglich im Posteingang von Journalisten landen. Und dann haben die ja auch noch andere Aufgaben. Was tun?
Mach mit deinem Betreff neugierig
Beim Pressemitteilung versenden entscheidet genau dieser Betreff über öffnen oder löschen.
Journalisten scannen ihren Eingang meist nur flüchtig und teilen dann ein: Wichtig (Antwort auf Interviewanfragen, Mail von der Chefin), weniger wichtig (Pressemitteilungen aller Art – hier wird in der Regel großflächig gelöscht oder ignoriert).
Deine einzige (und beste!) Chance wenn du eine Pressemitteilung versendest: ein Angebot machen, das man nicht ablehnen kann. Und dafür brauchst du unbedingt eine Betreffzeile, die neugierig macht!
Das zieht in der Regel im Betreff besonders gut:
- ein aktueller Bezug
- eine persönliche Perspektive
- ein meinungsstarker Beitrag
Halte deine Pressemitteilung spannend
Wenn du deine Pressemitteilung versenden willst: Steig mit einem Knaller ein. Einer überraschenden, vielleicht provokativen Aussage. Oder einer klaren Haltung. Je persönlicher, desto besser!
Damit der Journalist versteht: Hier schreibt keine PR-Agentur, hier steht jemand mit einer echten Leidenschaft dahinter.
Zum Beispiel so:
“Als Filmliebhaber habe ich mich immer gefragt: Wie kann ich meine Social-Reels aussehen lassen wie einen Hollywood-Film? Also habe ich mir meine eigene Lösung gebaut: eine KI für Profi-Effekte, für die es nur einen handelsüblichen Laptop braucht.”
Mehr dazu erfährst du auch in diesem Video:
Wann soll ich meine Pressemitteilung versenden?
Wann du deine Pressemitteilung versenden solltest, ist genauso wichtig wie der Inhalt selbst.
Wähle den richtigen Wochentag
Vorweg: Es gibt nicht den richtigen oder falschen Wochentag, um von Journalisten bemerkt zu werden. Denn das hängt ganz von der Arbeitsweise der jeweiligen Redaktion ab.
| MEDIUM | GUTER ZEITPUNKT | RISIKO |
| Monatsmagazine | DI – DO | Mailflut Montag früh / Freitag nachmittag |
| Große Redaktionen | Samstag / Sonntag | |
| Wochenzeitungen | kurz vor Erscheinen / Erscheinungstag | 2 Tage vor Redaktionsschluss |
Monatsmagazine
Bei einem Monatsmagazin oder einer zweiwöchentlichen Radiosendung ist der Arbeitsrhythmus eher typisch, also von Montag bis Freitag.
Da läufst du Gefahr, dass du Montag früh untergehst in einem Wust von PR-Mails und Newslettern. Und Freitag nachmittags genau so, weil vielleicht schon um 15 Uhr Feierabend ist.
Große (Online-)Redaktionen und Tageszeitungen
Ganz anders in einer großen Online-Redaktion, einer TV-Nachrichtenredaktion oder bei Tageszeitungen: Da wird in Schichten gearbeitet, auch abends und am Wochenende.
Wenn du dorthin eine Pressemitteilung versenden willst, kann Samstag / Sonntag ideal sein. Dann werden die Mailpostfächer der diensthabenden Redakteure weniger zugespamt.
Wochenzeitungen und Wochenmagazine
Wieder anders bei einer Wochenzeitung oder einem Wochenmagazin: Etwa zwei Tage vor Erscheinen ist dort Redaktionsschluss, alle arbeiten unter Hochdruck – aber am Tag vor Erscheinen oder dem Erscheinungstag selbst läuft der Betrieb etwas ruhiger.
Achte auf die richtige Uhrzeit
Was für den Wochentag gilt, gilt auch für die Uhrzeit: Es kommt auf das Medium an.
Sonntagabend um neun kann bei einer großen Tageszeitung optimal sein: Die erste Ausgabe für Montag ist gedruckt, und wenn nicht gerade Wahlabend ist, schiebt der Nachtdienst eine ruhige Kugel.
Trotzdem kann man generell sagen: Wer eine Pressemitteilung versenden will, hat morgens die besten Chancen, gelesen zu werden. An den Schreibtisch setzen, Kaffee, in Ruhe Mails checken: Das ist für viele Journalisten das übliche Morgenritual.
Während sie im Lauf des Tages nur noch filtern, was für ihre aktuelle Arbeit gerade wichtig ist, den Rest bestenfalls auf später verschieben – aber auch dann oft ungelesen löschen.
Pressemitteilung versenden: Was kommt danach?
Du hast beim Pressemitteilung versenden alles richtig gemacht: einen knackigen Betreff und einen spannenden Text geschrieben, auf Tag und Uhrzeit geachtet – aber es kommt keine Reaktion.
Und nun?
Hake nach
Liebe Frau Xy, ich hatte Ihnen ein Thema vorgeschlagen, könnten Sie mir eine kurze Rückmeldung dazu geben?” Nein, das ist kein Stalking! Journalisten sind Nachfragen gewohnt.
Aber wie immer im Leben kann es ein schmaler Grat sein: Nachhaken bei Journalisten ist total okay, kann aber auch nerven. Was du vermeiden solltest:
- Zu enthusiastisch (“Ich hatte Ihnen doch geschrieben, dass meine Geschäftsidee die Welt verändern wird” – das wirkt marktschreierisch, egoman, verzweifelt)
- Zu früh (“Ich hatte Ihnen gestern was geschickt” – wenn es nicht gerade um einen kurzfristigen Termin geht, lieber ein bis zwei Wochen warten)
- Zu unklar (“Es ging da um so ein KI-Tool” – halte dich an die Signalbegriffe, die du in deinem Anschreiben benutzt hast, das erleichtert die Zuordnung)
Am besten schreibst du nur einen kurzen, freundlichen Zweizeiler und fügst deine ursprüngliche E-Mail noch mal unten ein.
Lerne aus deinen Misserfolgen
Kein Interesse, falscher Zeitpunkt, irgendwann vielleicht. Oder: ”Don’t call us, we call you” – mit anderen Worten: Rufen Sie mich am besten nie wieder an!
Ja, all das kann dir passieren, selbst wenn du alles richtig gemacht hast.
Sprichst du direkt mit einer Journalistin, die kein Interesse an deinem Themenangebot hat, frag ruhig nach:
- Was würde Sie denn interessieren?
- Welche Aufbereitung würde helfen?
- Wonach suchen Sie stattdessen gerade?
Denn eines solltest du wissen: Journalisten sind nicht genervt von Themen-Angeboten – sie brauchen sie, um ihre Arbeit machen zu können.
Sie sind nur manchmal genervt, wenn sie mit unpassenden oder langweiligen Ideen zugespamt werden.
Deshalb: Die Arbeit an der Pressemitteilung endet nicht beim Schreiben. Das richtige Versenden einer Pressemitteilung ist der Game-Changer. Er sorgt dafür, dass du wahrgenommen wirst, deine Zielgruppe erreichst, dich als Experte profilierst, Vertrauen gewinnst.
Presse-Insider FAQ:
„Soll ich Journalisten über große Massenverteiler anschreiben?“
Nein. Massenverteiler wirken wie Spam und landen fast immer im Papierkorb. Pressearbeit funktioniert nur, wenn die Nachricht gezielt an Menschen geht, die sich wirklich mit dem Thema beschäftigen.
„Gehört die Pressemitteilung in den E-Mail-Anhang?“
Nein. Pressemitteilungen müssen direkt im E-Mail-Text stehen. Anhänge verlangsamen den Zugriff und werden in Redaktionen oft gar nicht erst geöffnet.
„Was ist beim Pressemitteilung versenden wichtiger: Der Betreff oder Inhalt?“
Die Betreffzeile ist entscheidend, weil sie darüber bestimmt, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Ohne starken Betreff bleibt auch der beste Inhalt ungelesen.
„Wann soll ich meine Pressemitteilung versenden?“
Der richtige Zeitpunkt hängt vom Medium ab. In Tages- und Online-Redaktionen kann das Wochenende auffallen, bei Magazinen und Wochenzeitungen funktionieren frühe Morgenstunden gut – aber nicht direkt vor Redaktionsschluss.
„Wie oft darf ich bei Journalisten nachhaken?“
Ein Nachfassen nach ein bis zwei Wochen ist üblich und professionell. Häufigere Erinnerungen wirken aufdringlich und schaden dem eigenen Ruf.
„Wie finde ich den richtigen Ansprechpartner in einer Redaktion?“
Durch einfache Recherche im Impressum, durch wiederkehrende Autorennamen im Medium und über LinkedIn. Wer gezielt anschreibt statt breit zu streuen, wird eher gelesen.
„Was schreibe ich, wenn ich auf meine Pressemitteilung keine Antwort erhalte?“
Eine kurze Nachfrage reicht, zum Beispiel: „Ich möchte kurz nachhören, ob mein Vorschlag für Sie interessant sein könnte.“ Mehr braucht es nicht.
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