Du willst die Presse kontaktieren? Dann solltest du die Kontaktaufnahme mit Journalisten gut vorbereiten. Und egal, ob die Lokalzeitung dein Ziel ist oder die Couch von Barbara Schöneberger: Diese 10 typischen Fehler solltest du auf keinen Fall machen.
Inhaltsverzeichnis
Starten wir mit einer Platitüde: Ja, auch Journalisten sind nur Menschen.
Und das bedeutet auch: Sie können empfindlich reagieren – zum Beispiel, wenn sie von jemandem kontaktiert werden, der sich im Vorfeld überhaupt nicht mit ihnen beschäftigt hat.
Das merken sie sehr schnell – wenn du leider einen dieser 10 Fehler gemacht hast:
Fehler #1: Du schreibst den Namen des Journalisten falsch
Den Namen richtig zu schreiben, das klingt selbstverständlich. Ist es aber nicht.
Ich weiß nicht, wie oft ich mich geärgert habe, weil mich jemand “Mareike Frick” genannt hat. Hallo! Ich heiße Marike!
Wenn du jemanden mit falschen Namen anschreibst, wirkt das schludrig.
Hier eine kleine Checkliste, die du am besten vor dem Absenden jeder Mail einmal durchgehst:
☑️ Sind alle Namen richtig geschrieben?
(Heißt es Marike oder Mareike, Meyer oder Meier? Sind Akzente korrekt gesetzt, etwa bei türkischen oder spanischen Nachnamen?)
☑️ Hat die Person einen akademischen Titel?
Nicht jedem ist der “Dr.” wichtig, aber zumindest beim Erstkontakt sollte man den Titel nennen, wenn bekannt.
☑️ Ist es vielleicht sinnvoller, den Angesprochenen zu duzen, wenn in seiner Branche das “Sie” generell als zu steif und förmlich gilt? Etwa beim Redakteur eines Surfmagazins, oder im Entertainmentbereich.
☑️ Stimmt die Anrede?
Herr, Frau – oder möchte jemand lieber mit Hallo + Vorname/Nachname angesprochen werden, etwa Personen, die sich der Geschlechtskategorie “d”, divers, zuordnen? Auch das kommt vor.
☑️ Und, apropos Mann oder Frau:
Wenn du dir bei nicht-deutschsprachigen Vornamen unsicher bist, welches Geschlecht dein Adressat hat, recherchier das schnell auf Google. Das wird sonst schnell peinlich.
WIESO LIEBEN JOURNALISTEN DEINE MISSERFOLGE AM MEISTEN?
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Fehler #2: Du schlägst ein Thema vor, das nicht in das Ressort passt
Jede Redaktion ist in verschiedene Ressorts gegliedert – das kennst du sicher aus der Lokalzeitung.
Meist gibt es in der Tagespresse die Ressorts:
🪧 Politik
💰 Wirtschaft
🏋️♀️ Sport
🎭 Kultur
🏠 Lokales
🧳 Panorama
Journalisten sind jeweils einem Ressort fest zugeordnet und kennen sich speziell mit diesen Themen aus.
Bei Magazinen heißen die Ressorts etwas anders – z.B. in Frauenzeitschriften
👗 Mode
💄 Beauty
📝 Report
🥐 Food
✈️ Reise
– aber auch hier haben die Journalistinnen feste Zuständigkeiten.
Welche Journalisten welche Zuständigkeiten haben, erfährst du, wenn du ins Impressum des Mediums schaust.
Dort sind alle Festangestellten mit ihren jeweiligen Ressorts aufgelistet. Du solltest deine Anfrage möglichst zielgerichtet an eine Person schicken, die sich auch mit “deinen” Themen beschäftigt.
Fehler #3: Du schlägst ein Format vor, das nicht in das Medium passt
Wenn du schon länger auf meiner Seite unterwegs bist, dann kennst du sicher schon meinen Top-Tipp: Biete dich Journalisten als Experte an! Wie das geht, habe ich bereits hier erklärt:
Und es gibt jede Menge Möglichkeiten, was daraus werden kann:
- ein abgedrucktes Interview
- ein Protokoll
- Interview-Ausschnitte werden in einen Fließtext eingebaut
- eine Kolumne
- Stoff für eine feste Rubrik wie “3 Fragen an” oder “10 Wahrheiten über”
Es macht deshalb Sinn, sich vorher anzuschauen, was es in diesem Medium eigentlich für Formate gibt – damit du etwas Passgenaues vorschlagen kannst.
Ein Beispiel: Du besitzt eine Fahrradwerkstatt und möchtest gern bekannter werden. Dein Ziel ist ein Artikel in einem großen Bike-Magazin. Das druckt keine langen Interviews, aber hat zum Beispiel
- eine Rubrik, die “Fünf Lifehacks für Bike-Fans” heißt. Solche Hacks könntest du locker liefern!
- ein Format mit Kurzporträts namens “Mein Bike und ich”. Da könntest du erzählen, wie du deine Liebe zum Biken entdeckt hast und einen Beruf aus deiner Leidenschaft gemacht hast
- eine Kolumne: Wenn du witzig und pointiert schreibst, kannst du auch anbieten, regelmäßig Kurztexte zu einem bestimmten Motto zu liefern – als Kolumnist mit Namen und Foto zahlt das enorm auf deine Sichtbarkeit ein. Einen knackigen Titel solltest du dir auch noch überlegen. Wie wär’s mit “Neulich in der Fahrradwerkstatt”? Diese Möglichkeit findest du ganz besonders attraktiv? Erfahre hier alles darüber wie du Kolumnistin wirst.
Wenn du dich erstmal informieren willst, wo dein Thema überhaupt erscheinen könnte, empfehle ich dir meine Liste mit 222 Zeitschriften und Online-Magazinen. Du kannst sie dir für 0 Euro herunterladen.
Fehler #4: Du verstehst die Zielgruppe nicht
Bei manchen Medien scheint ganz klar zu sein, an wen sie sich richten: Fahrradfahrer, Fußballfans, Eltern.
Aber manchmal liegt der Teufel im Detail. Zwei Beispiele für “knapp vorbei ist auch daneben”:
- Du schlägst einem Elternmagazin ein Schulthema vor – dabei richtet es sich ausschließlich an Eltern von Babys und Kleinkindern.
- Du wendest dich mit einer Aktion in deinem Bike-Shop an die überregionale Presse. Aber was soll die “Welt am Sonntag” über eine Aktionswoche in deinem Bike-Shop im Hunsrück berichten?
Schau deshalb wirklich genau hin, wer die Zielgruppe des Mediums ist! Sonst machst du dir unnötig Mühe – und verschwendest die Zeit der Journalisten.
10-TAGE-PRESSETRAINING
Warum solltest du nie an die Chefredakteurin schreiben?
Meine besten Tipps, wie du dein Business in die Presse bringst.
Fehler #5: Du schlägst ein Thema vor, über das die Zeitung gerade geschrieben hat
Ein häufiger Grund für Absagen von Redaktionen ist, dass sie gerade schon über etwas ähnliches berichtet haben.
Nun hast du drei Möglichkeiten: eine schlechte ❌, eine mittelmäßige 🟡 und eine richtig gute ✅.
Ein Beispiel:
Du bist selbständige Unternehmensberaterin und liest im Wirtschaftsteil der Süddeutschen Zeitung einen Artikel über “Die Krise der großen Beratungsfirmen.” Nun kannst du
❌ ENTWEDER die Autorin kontaktieren und ihr erklären, dass du ihren Artikel gelesen hast und dazu etwas sagen kannst. Weil du viele Probleme, die sie beschreibt, aus deiner eigenen Zeit als Mitarbeiterin bei Beratungsfirmen kennst.
Nur: Wieso sollte sie mit dir sprechen? Das alles weiß sie ja schon.
🟡 ODER dir dein Thema selbst auf Wiedervorlage legen und hoffen, dass diese Redaktion in einiger Zeit wieder Interesse daran hat – schließlich gibt es auch Dauerbrenner-Themen.
Und das nächste Mal, wenn Beratungsfirmen als Thema in den Nachrichten auftauchen, rufst du die Journalistin an und erzählst ihr deine Story!
Das kann klappen, muss aber nicht – vielleicht ist das immer noch zu dran an der früheren Berichterstattung. Und Journalisten suchen immer das Neue, das Ungewöhnliche.
Deshalb nun zur cleveren Variante:
✅ Du wartest nicht ab, sondern überlegst dir, wie du dein Thema so verpacken kannst, dass es eine Zusatzinfo enthält. Journalisten nennen das “ein Thema weiterdrehen.”
Du kannst zum Beispiel anbieten, ihr deine Gründungsgeschichte zu erzählen: “Wie ich mich aus den Hierarchien einer großen Beratungsfirma befreit habe und jetzt als One-woman-Show Karriere mache.”
Das wäre vermutlich auch für die Journalistin neu und originell.
Fehler #6: Du weißt nicht, wo die Redaktion ihren Sitz hat
Es ist schwer genug, Journalisten für ein PR-Event zu begeistern.
Aber so richtig ins Fettnäpfchen trittst du, wenn du einen Journalisten aus Hamburg zu deiner Veranstaltung in München einlädst – oder umgekehrt.
Diese Mail landet mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit im Müll.
Du müsstest schon ein sehr, sehr spektakuläres Thema zu bieten haben, damit Redakteure dafür inklusive An- und Abreise zwei Arbeitstage in Kauf nehmen.
Was du allerdings bei einem Thema mit überregionalem Interesse tun kannst: einen Livestream zu deiner Veranstaltung anbieten oder Interviews per Videocall.
Fehler #7: Du verstehst den Unterschied zwischen Festen und Freien nicht
Die meisten Redaktionen funktionieren so:
Es gibt einen Stamm von festen Redakteurinnen und Redakteuren und freiberufliche Journalisten, die der Redaktion gelegentlich zuarbeiten, indem sie Interviews führen und Texte liefern. Sie haben eigene Büros und arbeiten nicht in der Redaktion.
Freie Journalisten arbeiten für mehrere Medien gleichzeitig. Sie schlagen diesen Medien Themen vor oder werden von ihnen für einzelne Themen beauftragt.
Hinzu kommen die so genannten “Festen Freien”. Sie sind in die Abläufe des Mediums eingebunden und übernehmen zum Beispiel bei Tageszeitungen einzelne Schichten oder haben feste Seiten in ihrer Verantwortung. Sie sind oft regelmäßig in der Redaktion, gehören aber nicht zu den Festangestellten.
Aus dem Unterschied zwischen “Festen” und “Freien” ergeben sich immer wieder Missverständnisse bei PR-Anfragen. Die typischen Fehler sind:
- Du hattest einmal mit einer freien Mitarbeiterin zu tun und denkst jetzt, das ist die Ansprechpartnerin für die Redaktion.
- Du kontaktierst eine “Freie” für ein Magazin, für das sie gar nicht schreibt oder es nur ein einziges Mal vor Jahren gemacht hat.
- Du willst Dinge von Freien wissen, die sie gar nicht wissen können – etwa Redaktions- und Themenpläne, die innerhalb der Redaktion erstellt werden.
- Du bietest Freien etwas an, das ihr eigenes Geschäftsmodell untergräbt, etwa “einen gratis Gastbeitrag für Ihre Redaktion”. Das ist für Freie richtig ärgerlich: Schließlich wollen sie selbst mit ihren Texten Geld verdienen und mögen keine Gratis-Konkurrenz.
‼️ Im besten Fall kontaktierst du direkt die festen Redakteure eines Magazins. Deren Namen findest du, richtig, im Impressum. ‼️
Aber das heißt nicht, dass Freie für dich nicht auch interessante Ansprechpartner sind. Im Gegenteil: Als Spezialisten sind sie ideale Multiplikatoren für viele Medien!
Als Inhaber der Fahrradwerkstatt lohnt es sich beispielsweise, Kontakt zu einem führenden, freien Bike-Journalisten zu suchen. Denn im besten Fall schreibt der sowohl für die Fach- als auch für die Publikumspresse, außerdem für Print, für online und für seinen eigenen Blog.
So bringt er dich und dein Thema womöglich gleich mehrfach unter. Bingo!
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Fehler #8: Du schickst eine Ankündigung zum falschen Zeitpunkt
Journalisten sind für Außenstehende schwer zu durchschauen. Manchmal planen sie ihre Artikel lange im Voraus, manchmal von jetzt auf gleich – je nach Aktualität und nach Medium.
Der Vorlauf kann also extrem unterschiedlich sein: von einer Nachrichten-Website, die stündlich auf aktuelle Entwicklungen reagiert, bis zu einem Monatsmagazin, das ein Jahr im Voraus ein Themenspecial plant.
Darauf kannst du dich aber vorbereiten.
Nehmen wir an, du willst das Thema “Frühjahrs-Checkup fürs Fahrrad” in die Presse bringen.
- Bei einer Tageszeitung oder einer Website ist der ideale Zeitpunkt möglichst nah am Frühjahr dran, also im Februar oder März. Schickst du deinen Themenvorschlag zu früh, etwa im Dezember oder Januar, gerät dein Thema in Vergessenheit.
- Bei einem Monatsmagazin sind die Vorläufe nicht selten drei Monate oder mehr – dann kommst du schon zur Weihnachtszeit genau richtig mit Frühlingsthemen. Bist du zu spät, hat die Redaktion nichts davon. Und bis zum nächsten Jahr ist das Thema vergessen.
Manchmal geben Redaktionen Themenpläne heraus. Dann kannst du auch gezielt danach suchen, zu welchen Schwerpunkten du etwas zu sagen hast und deinen Vorlauf danach ausrichten.
Was auch gut ist: Wenn du dein Thema rechtzeitig vor bestimmten Aktions- und Jahrestagen anbietest. Meinen Content- und PR-Kalender mit 720 solcher Termine kannst du dir für 0 Euro herunterladen.
Fehler #9: Du verlangst eine sofortige Zu- oder Absage
Du hast einen Journalisten kontaktiert und ein Thema vorgeschlagen. Klar, dass du möglichst schnell Gewissheit haben möchtest: Kommt mein Thema an, ist ein Beitrag geplant?
Doch einem Experten eine Zu- oder Absage zu geben, ist aus vielen Gründen oft nicht sofort möglich. Zum Beispiel weil
- die zuständige freie Autorin das Thema gut findet, aber erst die Rückmeldung der Redaktion abwarten muss.
- der zuständige Redakteur interessiert ist, es aber erst mit seiner Chefin besprechen muss.
- die nächste Themenkonferenz erst in zwei Wochen ist, vorher wird nichts entschieden.
- der zeitliche Vorlauf nicht passt, deshalb landet das Thema bei dem Journalisten auf Wiedervorlage – etwa, weil es als Sommerthema für nächstes Jahr in Frage kommt, in diesem Jahr aber für die Planung zu spät kommt.
Oft braucht es also ein wenig Geduld. Aber natürlich ist es nicht verboten, geschickt bei Journalisten nachzuhaken, wenn du wissen willst, ob noch Interesse an deinem Thema besteht.
Fehler #10: Du nimmst das Feedback des Journalisten nicht an
Erinnerst du dich, was ich ganz am Anfang gesagt habe? Journalisten sind auch nur Menschen. Und in der Regel sind sie auch nett.
Die meisten bemühen sich, dir die Information zu geben, die du brauchst.
Denn schließlich ist das keine einseitige Beziehung: Presseleute sind genau so auf gute Themen angewiesen wie du umgekehrt auf die Presseleute.
Und je länger du mit Journalisten zu tun hast, desto besser weißt du auch, auf wen du dich am besten konzentrierst.
Auch die meisten Freien werden dir gern erklären, wer der richtige Ansprechpartner für dein Thema in den Redaktionen ist, für die sie arbeiten. Und ein Redakteur leitet dich weiter an einen Kollegen, wenn er denkt, dass der mehr Interesse an deinem Angebot haben könnte.
Ärgerlich wird es nur, wenn das Feedback ins Leere läuft.
Denn wenn Journalisten immer wieder von der gleichen Adresse unpassende Angebote bekommen – auch wenn sie schon erklärt haben, warum sie die nicht brauchen können – dann landen sie im Zweifelsfall direkt in Ablage P.
Und das haben deine tollen Themen nicht verdient – oder?
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